Заява-розрахунок до ПФУ — це ключовий документ для роботодавців, які прагнуть оперативно отримати фінансування на виплати працівникам за лікарняними, декретними чи іншими соціальними випадками. Процес подання спрощено онлайн через портал електронних послуг Пенсійного фонду, де з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) ви формуєте форму, підписуєте та відправляєте за лічені хвилини. Головне — дотриматися строків: не пізніше 5 робочих днів з моменту рішення про виплату, інакше ризикуєте затримками фінансування.
Читайте також: Як позбутися шишки на задньому проході: повний гід 2026
Для початківців усе починається з реєстрації в кабінеті страхувальника на portal.pfu.gov.ua, де автоматично підвантажуються дані е-лікарняних зі статусом “Готові до сплати”. Детальний заповнення полів, перевірка стажу та сум — і заява готова. У 2026 році нова форма, доступна з січня, робить процес ще зручнішим з автозаповненням, але вимагає уважності до розбіжностей у розрахунках.
Навіть якщо онлайн не виходить, паперовий варіант через сервісні центри ПФУ залишається опцією, а для ФОП — спрощені кроки з тими ж принципами. Відстежуйте статус у кабінеті: від “Редагується” до “Оплачено”, і при відхиленні оперативно коригуйте. Це не просто бюрократія — це ваші гроші на підтримку команди в скрутну хвилину.
Що таке заява-розрахунок і навіщо вона потрібна роботодавцям
Уявіть: працівник на лікарняному, ви нарахували йому допомогу, але звідки взяти кошти? Заява-розрахунок — це ваш пропуск до скарбниці ПФУ, де фонд відшкодовує витрати на тимчасову непрацездатність, вагітність, пологи чи навіть нещасні випадки на виробництві. З 1 січня 2023 року ПФУ взяв на себе роль ФСС з тимчасової непрацездатності, а в 2026-му процедура стала ще гострішою завдяки новому Порядку фінансування №28-1 від 7 листопада 2025-го.
Документ містить точний розрахунок сум, днів оплати та стажу — усе, щоб фонд швидко перевірив і перерахував гроші на ваш рахунок. Без неї виплати з власної кишені ляжуть важким тягарем, особливо для малого бізнесу. У 2025 році ПФУ опрацював мільйони таких заяв, профінансувавши понад 68 млрд грн на соціальні виплати — і ви можете стати частиною цієї системи вже сьогодні.
Для юросіб і ФОП це обов’язок, якщо ви страхувальник. Електронні лікарняні автоматично “прилітають” у систему, роблячи процес схожим на зручний онлайн-банкінг, де цифри танцюють перед очима.
Підготовка до подання: документи, КЕП і строки
Перший крок — перевірте арсенал. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — ваш цифровий паспорт, отримайте його в акредитованому центрі, як “ПриватБанк” чи Дія.Підпис. Без нього двері порталу зачинені наглухо.
Електронні лікарняні зі статусом “Готові до сплати” — основа заяви. Система їх підтягне автоматично, але тримайте під рукою скан-копії посвідчень для пільг (Чорнобиль, ветерани) чи довідок про стаж після кварталу. Строки жорсткі: 5 робочих днів з дати вашого рішення про виплату. Пропустили — заява може “зависнути” без руху, а гроші затримаються.
- Зареєструйтеся як страхувальник на portal.pfu.gov.ua, якщо ще не зробили.
- Перевірте дані в Реєстрі застрахованих осіб — стаж, зарплати.
- Розрахуйте суми вручну для перевірки: середня зарплата за 12 місяців, % оплати залежно від дня хвороби (50-100%).
Ці підготовчі хвилини заощадять години нервів. Для ФОП додатково перевірте групу ЄСВ — друга група має нюанси з розрахунками.
Покрокова інструкція: як подати заяву-розрахунок онлайн
Онлайн — король зручності в 2026-му. Портал ПФУ еволюціонував: нова форма з автозаповненням полів, максимум 200 листків на заяву. Почніть зранку за кавою — і до обіду все готово.
- Увійдіть у кабінет. Натисніть “Вхід” на portal.pfu.gov.ua, оберіть “Юридична особа” чи “ФОП”, авторизуйтеся КЕП. Система розпізнає вас миттєво.
- Створіть нову заяву. Ліве меню: “Особистий кабінет страхувальника” → “Заяви-розрахунки” → “Створити нову”. Автозаповнення: ЄДРПОУ, назва, реквізити.
- Заповніть заголовок. Регіон, адреса, тип заяви (електронні/паперові ЛН), період (з по). Обов’язкові поля червоні — не ігноруйте.
- Додайте лікарняні. Система покаже таблицю з ЛН. Клік на “олівець” біля прізвища: дні оплати, суми, стаж (загальний та 12 міс.). Для пільг — оберіть категорію, додайте скан.
- Перевірте та сформуйте. “Сформувати заяву-розрахунок” — завантажте PDF, роздрукуйте для архіву. Підпишіть КЕП, натисніть “Відправити”. Повідомлення “Запис збережено та відправлено” — перемога!
Після відправки статус змінюється на “Зареєстрована”. Фінансування — до 10 днів. Якщо суми не сходяться з системою, поясніть причину в полі “Розбіжність” і прикріпіть докази.
| Поле форми | Автозаповнення/Ручне | Приклад/Пояснення | Обов’язкове |
|---|---|---|---|
| Код ЄДРПОУ | Авто | 14360570 | Так |
| Період ЛН (з-по) | Ручне | 01.04.2026 – 10.04.2026 | Так |
| Дні оплати за рахунок ПФУ | Ручне | 5 днів, 100% з 6-го | Так |
| Сума нараховано (грн) | Ручне/перевірка | 2500.50 | Так |
| Страховий стаж (міс.) | Ручне, якщо неактуал. | 120 заг., 12 ост.12м. | Так |
Таблиця базується на офіційній формі з portal.pfu.gov.ua. Вона ілюструє ключові поля — розширюйте для складних випадків.
Читайте також: Як приготувати чізкейк з домашнього сиру: кремовий десерт удома
Паперовий варіант: коли онлайн не варіант
Не всі люблять цифру — і це ок. Складіть заяву за формою з порталу (завантажте шаблон), заповніть вручну чи в Excel, додайте оригінали паперових ЛН чи копії. Подайте до найближчого сервісного центру ПФУ у вашій області. Там перевірять, зареєструють і дадуть квитанцію.
Перевага: для тих, у кого КЕП “на паузі”. Недолік: довше, ризики втратити папери. У 2026-му ПФУ радить онлайн, але папір приймають без проблем.
Особливості для ФОП: спрощено, але з нюансами
Фізособи-підприємці входять як страхувальники з КЕП. Процес ідентичний: обирайте ЛН своїх працівників чи себе (якщо група 1-3). Нюанс — фіксований ЄСВ впливає на розрахунок середньої ЗП. Наприклад, для декретних ФОП-II групи використовують мінімалку.
Ви не повірите, але тисячі ФОП уже освоїли це щодня — і отримують гроші без бюрократичного мору.
Відстеження статусу та що робити при проблемах
У кабінеті “Заяви-розрахунки” → “Пошук”: статус від “Редагується” до “Відправлено на оплату” чи “Відмовлено”. При відхиленні — читайте причину (розбіжності, брак доків) і створюйте корегуючу заяву.
Фінансування: 3-10 днів на картку. Затримка? Пишіть звернення в ПФУ — реагують швидко.
Типові помилки при поданні заяви-розрахунок і як їх уникнути
- Пропущені обов’язкові поля. Червоні зірочки ігнорувати не вийде — система блокує. Рішення: перевіряйте по черзі перед “Продовжити”.
- Заборонені символи в полях (лапки, коми). Поле червоніє з повідомленням. Використовуйте тільки цифри, крапки для копійок (2500.50).
- Розбіжності сум з системою ПФУ. Автosum з SPOV не сідає? Оберіть причину (“Неправильний стаж”) і прикріпіть довідку. Без пояснення — відмова.
- Неправильний стаж після кварталу. Система не бачить свіжий — вкажіть вручну з Додатка 1 до зарплати.
- Більше 200 ЛН в одній заяві. Розділіть на кілька — інакше не відправите.
- Подання після 5 днів. Автоматично “Без руху” — подавайте заново з поясненням.
Ці пастки коштували тисячам бізнесів затримок у 2025-му, де відсоток відхилень сягав 14% у регіонах (дані pfu.gov.ua).
Корегуюча заява: як виправити помилки після відправки
Відмовили? Не панікуйте — створіть “Коректуючу” в тому ж кабінеті. Вкажіть номер оригіналу, виправте поля, додайте нові доки. Підпишіть і відправте. ПФУ розгляне за 3 дні.
Приклад: забули Чорнобильську пільгу — у коректній додайте посвідчення, перерахуйте дні. Гроші прийдуть retroactively.
У реальному житті це рятує: працівник не чекає, бізнес не простоює. Збирайте команду, діліться досвідом — і ПФУ стане вашим надійним партнером у турботі про людей.
Читайте також: TransferGo: як отримати гроші швидко та надійно
